Syfte

Den här artikeln tydliggör vem som ansvarar för att fylla i och uppdatera olika fält i den digitala plattformen under en pågående händelse.

Ansvarsfördelningen kan skilja sig mellan organisationer. 
Det avgörande är dock att:

• Ägandeskapet är tydligt
• Ansvarsroller är fördelade
• Dokumentationen är korrekt och strukturerad
• Plattformen används konsekvent
• Ingen funktion blir överbelastad

Det handlar inte om vem som kan skriva i en ruta – utan om vem som äger ansvaret för att den hålls uppdaterad.

Viktigt om funktionsnamn

Nedan används exempel på funktionsnamn såsom K5 (analys), K6 (samband), K7 (kommunikation) m.fl.

Dessa är endast exempel.

Den bästa staben är den som är ändamålsenligt utformad för just er organisation och den aktuella händelsen.
Tolka därför ansvarsfördelningen nedan utifrån den struktur, de roller och de benämningar ni själva använder.

Det viktiga är inte vad funktionen heter – utan att ansvaret är tydligt.

Grundprincip

1. Innehållsansvar och dokumentationsansvar kan vara olika

Den funktion eller person som äger innehållet är inte alltid den som dokumenterar i systemet.

Exempel:

• Beslutsfattaren äger målet
• Loggföraren dokumenterar formuleringen

Det är därför viktigt att skilja på:

• Innehållsansvar (vem som äger sakfrågan)
• Dokumentationsansvar (vem som skriver i plattformen)

2. Loggföraren har helhetsansvar för struktur och kvalitet – i samarbete med stabschef

Loggföraren har det övergripande ansvaret för struktur, kvalitet och sammanhållning i dokumentationen.

Detta sker i nära samarbete med stabschefen.

Det innebär att loggföraren ansvarar för att:

• Beslut dokumenteras tydligt
• Mål är spårbara
• Åtgärder kopplas till beslut
• Loggen går att förstå i efterhand
• Plattformen används strukturerat och konsekvent

Stabschefen stödjer genom att:

• Förtydliga ansvarsfördelning
• Fatta beslut vid behov
• Säkerställa att strukturen efterlevs

Loggföraren äger frågan om god struktur och kvalitet i loggandet, med stabschefen som stöd.

3. Endast aktuell lägesbild ska vara synlig i ledningsrummet

Utgångspunkten är att endast aktuell och relevant information ska vara synlig i faktaruta och statusar.

Det är viktigt att komma ihåg att:

• Allt loggförs i händelseloggen
• Även om gammal information rensas från faktaruta eller status, finns den kvar historiskt

I vissa lägen kan det finnas skäl att behålla äldre information om den är relevant för hanteringen.
Dock är det vanligare att man sparar för mycket information än för lite.

För långa statusar och överfulla faktarutor riskerar att:

• Försvåra beslutsfattande
• Skapa otydlighet
• Öka belastningen i ledningsrummet

Därför ska samtliga funktioner hjälpas åt att säkerställa att endast aktuell information ligger kvar synlig.

Huvudansvaret för att följa upp detta och föra dialog om god informationshygien ligger hos loggföraren, med stöd av stabschefen som vid behov kan fatta beslut om struktur och rensning.

Ansvar per ruta i plattformen

Längst ner i denna artikel hittar du en tabell som sammanställer ansvarsfördelningen som beskrivt punkt för punkt nedan.

Faktarutan

Primärt ansvar:
K5 (Lägesbild/Planering/Analys)
Alternativt: Stabschef (om särskild analysfunktion saknas)

Dokumentation utförs av:
K5 eller loggförare på uppdrag av annan funktion

Princip:

• Endast verifierade fakta
• Tycklig underrubrik om det läggs in "Obekräftad information"
• Ingen analys
• Ingen tolkning
• Uppdateras löpande när ny bekräftad information finns

Viktigt:
Stabschefen ska tydliggöra vem som äger faktarutan tidigt i händelsen.

Antaganderutan

Primärt ansvar:
K5 (Analysfunktion)

Dokumentation utförs av:
K5

Princip:

• Tydligt formulerade antaganden
• Ska kunna ändras eller strykas
• Ska ligga till grund för beslut och planering

Om K5 saknas:

• Stabschef kan tilldela annan funktion ansvaret

Mål-rutan

Primärt ansvar (innehåll):
Beslutsfattare / Operativ ledning/ Stabschef (beroende helt på vilka mandad och strukturer finns hos er)

Dokumentation utförs av:
Loggförare (eller stabschef)

Princip:

• Mål beslutas – inte diskuteras fram i text
• Ska vara tydligt formulerade
• Ska kunna följas upp

Loggföraren säkerställer att:

• Mål dokumenteras korrekt
• Tidpunkt framgår
• Eventuella ändringar loggas

Kommunikativ målbild

Primärt ansvar:
K7 (Kommunikation)

Innehåll beslutas av:
Beslutsfattare/ Stabschef i samverkan med K7

Dokumentation utförs av:
K7

Princip:

• Hur vi vill uppfattas
• Vad vi vill signalera
• Tonläge och budskap

Detta är kommunikationsfunktionens arbetsyta.

Statuskort

Primärt ansvar:
Respektive funktion (K5, K6, K7, K8, Logistik, Personalm, Analys etc.)

Dokumentation utförs av:
Varje funktion uppdaterar sitt eget statuskort

Övergripande ansvar för struktur:
Loggförare

Princip:

• Varje funktion ansvarar för sin lägesuppdatering
• Status ska vara aktuell och kortfattad
• Gamla statusar ska uppdateras eller stängas

Stabschef:

• Fördelar ansvaret - vilken funktion ansvarar för respektive status
   

Loggföraren:

• Säkerställer att statusar är tydliga
• Påminner om uppdatering
• Hjälper till vid behov

Åtgärdskort / Åtgärdslista

Primärt ansvar:
Den funktion som äger åtgärden

Dokumentation utförs av:
Ansvarig funktion

Princip:

• Den som äger åtgärden dokumenterar den
• Status uppdateras löpande
• Avslut markeras tydligt

Stabschef:

• Säkerställer att beslut leder till åtgärd
• Fångar upp om något saknas
• Ser till att åtgärder kopplas till mål eller beslut

Aktörsrutan

Primärt ansvar:
K6 (Samband/Samverkan)

Dokumentation utförs av:
K6
Kompletteras av övriga funktioner vid behov

Princip:

• Dokumentera externa och interna aktörer

Filytan i en lägesbild

Ansvar:
Varje funktion ansvarar för att ladda upp relevanta dokument som behöver sparas och kopplas till händelsen.

Det kan exempelvis vara:

• Stabsorienteringar
• Beslutsunderlag
• Mötesanteckningar
• Särskilda styrda möten
• Externa underlag
• Kartor, bilder, analyser etc.

Viktigt om namngivning

Namngivningen ska följa en gemensamt beslutad struktur.

Exempel:

Stabsorientering 2026-02-20 13:00
Styrt möte Logistik 2026-02-20 15:30

Strukturen bör alltid innehålla:

• Typ av möte/dokument
• Datum (ÅÅÅÅ-MM-DD)
• Tid

Detta möjliggör:

• Enkel sökning
• Kronologisk ordning
• Spårbarhet
• Minskad risk för dubbelarbete

Loggföraren ansvarar för att följa upp att strukturen efterlevs, men varje funktion ansvarar för att namnge och ladda upp sina dokument korrekt.

Rollöversikt – Förenklad sammanställning

Loggförarens särskilda ansvar

Oavsett modell gäller Loggföraren ansvarar för att:

• Struktur finns
• Beslut dokumenteras
• Loggen går att förstå i efterhand
• Expert på plattformen Murphy och dess funktioner - stöd till övriga funktioner

Loggföraren är inte nödvändigtvis den som skriver allt –
men är alltid den som ansvarar för att loggning sker.

Viktigt att besluta i början av en händelse

Stabschefen bör tidigt tydliggöra:

• Vem äger faktarutan?
• Vem äger respektive status?

Om detta klargörs tidigt blir arbetet effektivare och mindre stressande.